Hospodárska korešpondencia. Prežitok?

Hospodárska korešpondencia. Prežitok?

Publikované: 14. 5. 2019 Autor: Juraj S.

Hospodárska korešpondencia. Prežitok? Že písať emaily vie predsa každý? Dajte si pozor, aby ste v práci nič nepodcenili.

Zvládnuť základy hospodárskej korešpondencie, napísať úhľadný a bezchybný list (čítaj email) je v dnešnej dobe polovica úspechu. Vedieť správne naformulovať Vaše myšlienky a požiadavky a dodať im správnu formu neukazuje iba Vašu profesionalitu, ale je pre druhú stranu taktiež znakom o Vašej serióznosti.

Ako teda napísať obchodný list, žiadosť, reklamáciu alebo sťažnosť? Úradné či obchodné listy píšeme podľa určitých pravidiel a majú predpísanú úpravu. U nás upravuje písanie písomností Slovenská technická norma STN 01 6910 a s ňou súvisiace normy. Každý obchodný list by mal obsahovať nasledovné náležitosti:

Záhlavie – po správnosti ho umiesťujeme 27 mm od horného okraja papiera. Súčasťou záhlavia je adresové pole odosielateľa. V prípade fyzickej osoby uveďte Vaše meno, priezvisko a úplnú adresu. Právnická osoba uvedie názov spoločnosti, sídlo firmy a logo.

Adresa príjemcu – v obchodnom liste ju píšeme vpravo do predtlačeného poľa a ak predtlačené pole nemáme, začneme od ľavého okraju ako text.

Oslovenie alebo doručovacie údaje – ak budete daný obchodný alebo úradný list posielať doporučene alebo prioritne, je potrebné to uviesť nad adresu príjemcu.

list

Oslovenie v prípadne súkromného listu patrí na rovnaké miesto. Správne napísané adresy vyzerajú približne takto:

Odvolávanie údaje – uveďte napríklad číslo listu, na ktorý reagujete (napríklad Objednávka č. 26/2014) alebo podacie číslo

Vec – heslovité vyjadrenie obsahu sa začína písať od ľavej strany veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa bodkou. Názov obsahu sa zvýrazňuje podčiarknutím, tučným písmom alebo ich kombináciou.

Oslovenie – patrí k profesijnej etikete. Oslovenie sa začína od ľavého okraja, píšeme za ním čiarku, za ktorou nasleduje po vynechaní jedného riadka text listu, začínajúci sa malým písmenom (pozor na automatické veľké písmená vo Worde ☺)

Text listu – je jadrom celého listu, preto si dajte na ňom špeciálne záležať. Deľte text na odseky prázdnym riadkom. Dôležité časti listu môžete zvýrazniť tučným písmom alebo centrovaním.

Podpis – patrí na pravú stranu listu a umiestňujeme ho spravidla 2-3 riadny pod text listu.

Základané pravidla normovaného listu:

http://tana.masla.sk/word/norma.htm

http://www.hasossamorin.edu.sk/hok_1g_2_polrok.pdf

Kompletné pravidlá – Slovenskú technickú normu:

http://www.ucps.sk/subory/Pravne_predpisy_pdf_doc/STN_01_6910_Pravidla_pisania_a_upravy_pisomnosti.pdf

Vzor žiadosti nájdete tu:

http://www.profesia.sk/kariera-v-kocke/pracovny-servis/vzory-dokumentov/vzor-ziadosti-o-skoncenie-pracovneho-pomeru-dohodou/

Reklamácia vyzerá približne takto:

http://www.centrumkolies.sk/domain/centrumkolies1/files/vzor_reklamacie.pdf

Ak chcete ovládať hospodárku korešpondenciu, mali by ste sa zamerať aj na:

- pravidlá písania a úpravy písomností podľa normy (STN 01 6910)

- interpunkčné znamienka a členenie textu

- skratky, značky, písanie číslic, číslovanie, 

- vec, oslovenie a text listu, pozdrav, pečiatka, podpis, prílohy,

Obchodná korešpondencia:  

dopyt, ponuka, objednávka, faktára, evidencia úhrady, reklamácie, upomienky a dodacie listy