Hospodárska korešpondencia. Prežitok? Že písať emaily vie predsa každý? Dajte si pozor, aby ste v práci nič nepodcenili.
Zvládnuť základy hospodárskej či obchodnej korešpondencie a napísať úhľadný a bezchybný list (čítaj email) je v dnešnej dobe polovica úspechu. Vedieť správne naformulovať vaše myšlienky a požiadavky a dodať im správnu formu totiž neukazuje iba vašu profesionalitu, ale pre druhú stranu je znakom aj o vašej serióznosti.
Ako napísať list, žiadosť, reklamáciu alebo sťažnosť? Úradné či obchodné listy píšeme podľa určitých pravidiel a majú predpísanú úpravu. U nás upravuje písanie písomností Slovenská technická norma STN 01 6910 a s ňou súvisiace normy. Každý obchodný list by mal obsahovať nasledovné náležitosti:
Záhlavie – po správnosti ho umiestňujeme 27 mm od horného okraja papiera. Súčasťou záhlavia je adresové pole odosielateľa. V prípade fyzickej osoby uveďte vaše meno, priezvisko a úplnú adresu. Právnická osoba uvedie názov spoločnosti, sídlo firmy a logo.
Adresa príjemcu – v obchodnom liste ju píšeme vpravo do predtlačeného poľa. Ak predtlačené pole nemáme, začneme od ľavého okraja ako text.
Oslovenie alebo doručovacie údaje – ak budete daný obchodný alebo úradný list posielať doporučene alebo prioritne, je potrebné uviesť túto informáciu nad adresu príjemcu.
Oslovenie v prípade súkromného listu patrí na rovnaké miesto.
Správne napísané adresy vyzerajú približne takto:
Odvolávacie údaje – uveďte napríklad číslo listu, na ktorý reagujete (napríklad objednávka č. 26/2014) alebo podacie číslo.
Vec – heslovité vyjadrenie obsahu sa začína písať od ľavej strany veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa bodkou. Názov obsahu sa zvýrazňuje podčiarknutím, tučným písmom alebo ich kombináciou.
Oslovenie – patrí k profesijnej etikete. Začína sa od ľavého okraja a píšeme za ním čiarku, za ktorou nasleduje po vynechaní jedného riadka text listu začínajúci sa malým písmenom (pozor na automatické veľké písmená vo Worde ).
Text listu – je jadrom celého listu, preto si na ňom dajte špeciálne záležať. Deľte text na odseky prázdnym riadkom. Dôležité časti listu môžete zvýrazniť tučným písmom alebo centrovaním.
Podpis – patrí na pravú stranu listu a umiestňujeme ho spravidla 2 – 3 riadky pod text listu.
Ak chcete ovládať hospodársku korešpondenciu, mali by ste sa zamerať aj na:
- pravidlá písania a úpravy písomností podľa normy (STN 01 6910),
- interpunkčné znamienka a členenie textu,
- skratky, značky, písanie číslic, číslovanie,
- vec, oslovenie a text obchodného listu, pozdrav, pečiatka, podpis, prílohy.
Základné pravidlá normovaného listu:
Kompletné pravidlá – Slovenská technická norma:
Vzor žiadosti:
Vzor reklamácie:
Hľadáš doučovanie? Nájdi si správneho doučovateľa pre doučovanie online alebo osobne v tvojom okolí.